Lettre d’Accueil Pour Location Saisonnière : 8 Astuces

Lettre d’Accueil Pour Location Saisonnière : 8 Astuces

18 août 2020 0 Par AFEA

La recherche de bonnes critiques de locations de vacances se résume de plus en plus à un aspect clé: l’expérience client. 

En d’autres termes, leur traitement et leurs attentes à partir du moment où ils atterrissent sur votre site Web, jusqu’à longtemps après leur départ.

Pour rendre l’expérience de chaque client mémorable de la bonne manière, il y a beaucoup de choses que vous pouvez faire. 

Vous pouvez assurer une communication rapide , fournir aux clients un livre de bienvenue complet et offrir un service global de style hôtelier 5 étoiles . 

Mais quelle est la seule chose que vous pourriez manquer? 

Une lettre de bienvenue!

Dans cet article, nous découvrirons ce qu’est une lettre de bienvenue et pourquoi vous en avez besoin, avant de passer à quelques conseils sur ce qu’il faut inclure.

Qu’est-ce qu’une lettre de bienvenue pour une location de vacances? 

Pourquoi en ai-je besoin?

Lettre d'accueil pour location saisonnière : 8 Astuces
Un lettre de bienvenue est une bonne idée pour votre location de vacances

Le nom lui-même est assez explicite – une lettre de bienvenue présente votre propriété à vos invités. 

La lettre de bienvenue a un objectif principal:

offrir aux clients un accueil personnalisé et chaleureux chez vous – même lorsque vous ne pouvez pas être là en chair et en os.

Les premières impressions sont cruciales dans l’industrie de la location de vacances – et les clients se souviendront toujours de tout ce qui n’a pas fonctionné! 

Ainsi, en plus de vous assurer que votre maison est impeccable à l’intérieur et à l’extérieur pour l’arrivée de chaque invité, la rédaction d’une lettre de bienvenue aidera à démontrer davantage que vous êtes un hôte attentionné qui se soucie vraiment de l’hospitalité.

Si vous le faites correctement, cette lettre de bienvenue fera ce qui suit:

  • Connectez-vous avec vos invités et montrez-leur que vous vous engagez à offrir une expérience 5 étoiles.
  • Faites-leur se sentir accueillis, spéciaux et comme s’ils peuvent s’attendre à un séjour confortable
  • Orientez les clients vers les informations dont ils ont besoin pour éviter tout sentiment de confusion ou de mauvaise communication.
  • Rappelez-leur toutes les règles de la maison à respecter.

Lisez la suite pour apprendre à rédiger une lettre de bienvenue de location de vacances qui fera en sorte que vos invités se sentent comme chez eux tout en leur fournissant toutes les informations nécessaires et utiles sur leur séjour.

Trouvez ici: Location de vacances : 11 erreurs à ne pas faire (avant de réserver)

Ce qu’il faut inclure dans votre lettre de bienvenue de location de vacances

Lettre d'accueil pour location saisonnière : 8 Astuces
Créer un lettre de bienvenue qui tienne la route et plaise aux locataires 

Maintenant que vous savez pourquoi vous avez besoin d’une lettre de bienvenue pour une location de vacances, passons à ce que vous devriez inclure. 

Une bonne communication est essentielle tout au long de l’expérience de location de vacances, et une lettre de bienvenue vous aide à tenir cette promesse!

Voici huit choses auxquelles vous pouvez penser, notamment dans votre lettre de bienvenue:

1. Ajoutez votre touche personnelle

Une lettre de bienvenue n’est pas un contrat, alors mettez de côté tout le jargon des affaires et écrivez avec un ton conversationnel et chaleureux qui est fidèle à vous et à votre personnalité commerciale. 

Partagez vos bons souvenirs ou ce que vous aimez dans votre propriété – n’ayez pas peur de devenir un peu personnel!

2. Un message de bienvenue personnalisé

Nous ne vous suggérons pas d’écrire une lettre unique pour chaque invité – en haute saison, cela pourrait être un exploit! 

Mais vous devez toujours vous assurer de personnaliser votre modèle. 

Cela peut être aussi simple que de souhaiter de belles retrouvailles à leur famille ou un joyeux anniversaire à leur invité d’honneur. 

Cela les aidera à se sentir accueillis et assurés d’avoir toute votre attention pendant leur séjour.

3. Une note sur leur voyage

Bien que ce ne soit qu’un petit geste de votre intérêt pour le bien-être des invités, une note disant que vous espérez que leur voyage a été confortable et agréable les aidera à se sentir vraiment concernés.

4. Détails sur la propriété

Utilisez cette section pour rappeler aux clients l’adresse exacte de votre propriété. 

Cela aidera à éviter tout problème pour rentrer chez vous après avoir exploré les environs de votre propriété.

5. Détails sur le livre de bienvenue et le livre d’or

La plupart des propriétaires et hôtes laisseront un livre de bienvenue complet avec leur lettre de bienvenue. 

C’est là que les clients pourront trouver des informations détaillées sur votre propriété, la région et tous les extras spéciaux. 

Assurez-vous de laisser le livre de bienvenue avec la lettre. 

C’est aussi une bonne occasion de rappeler aux clients de consulter le livre d’or de votre location de vacances et de laisser leurs propres commentaires!

Pour aller plus loin: Astuces pour Hôte Débutant sur Airbnb (en 2020)

6. Récapitulez les règles internes importantes

Bien que vous laissiez probablement les règles de votre maison dans votre livre de bienvenue, vous pouvez utiliser votre lettre de bienvenue de location de vacances pour réitérer les règles les plus importantes. 

Des heures calmes après 23 heures? 

Les animaux de compagnie ne sont pas autorises? 

Rappelez à vos invités qu’il y a quelques règles à respecter et qu’ils peuvent se référer à votre livre de bienvenue s’ils ont des questions.

7. Coordonnées

Bien que vous ayez déjà tous les numéros d’urgence locaux répertoriés dans le pack de bienvenue, il est sage de laisser vos propres coordonnées (ou celles de votre gestionnaire immobilier) à portée de main. 

Rappelez aux clients de signaler tout problème ou tout ce qu’ils jugent insatisfaisant dans les 24 premières heures suivant l’arrivée afin que vous puissiez prendre des mesures pour régler le problème dès que possible.

8. Note de départ pour profiter des vacances

Il va sans doute sans dire que vous voulez que vos invités passent un excellent séjour dans votre location de vacances, mais ils ne vont pas s’ennuyer parce que vous leur avez rafraîchi la mémoire !

Alors, signez votre lettre de bienvenue en indiquant à quel point vous espérez qu’ils passeront un séjour agréable et relaxant.

Vos vœux vous aideront à obtenir un score élevé pour le service à la clientèle lorsqu’il s’agira de revoir le temps passé.

Découvrez aussi dans cet article: Les avantages et inconvénients d’utiliser tripadvisor pour vos vacances