Un Livret d’Accueil Fantastique: Voici Comment Faire

Un Livret d’Accueil Fantastique: Voici Comment Faire

4 septembre 2020 0 Par AFEA

Vous partagez beaucoup de détails avec vos invités avant leur arrivée, mais bon nombre de ces communications sont strictement transactionnelles. 

Jusqu’à présent, votre relation a été assez professionnelle – et cela devrait l’être, mais les clients apprécient les efforts supplémentaires et une touche personnelle lorsqu’ils arrivent à leur location de vacances.

Il existe de nombreuses façons d’aller au-delà des attentes, mais le livre de bienvenue est votre meilleure opportunité d’être un peu plus utile et d’être vraiment l’hôte que votre locataire de vacances attend – et mérite.

Vous avez sûrement rendu visite à des amis ou à de la famille dans une région inconnue. 

N’était-ce pas bien d’avoir une ressource locale pour montrer le bon, le mauvais et le «secret»? 

Chaque local sait ce qu’il faut voir et quels pièges à touristes peuvent être évités.

Et vos invités veulent aussi savoir! 

La création d’un livre de bienvenue de location de vacances leur permettra de saisir tous les détails importants!

Tout ce que vous partageriez avec un ami en visite pour l’aider à faire un voyage fantastique est probablement aussi approprié pour le partager avec votre invité. 

Votre livre de bienvenue est votre place pour le faire pour que chaque propriété de location de vacances que vous gérez se sente comme chez vous, loin de chez vous.

Pourquoi avez-vous besoin d’un livre de bienvenue?

Un Livret d'Accueil Fantastique : Voici Comment Faire
Un petit texte de bienvenue. Avant tout, votre livre de bienvenue est l’occasion d’accueillir au mieux vos invités

Vos invités apprécieront sans aucun doute que vous leur montriez les alentours – à la fois la maison et la ville. 

Le livre de bienvenue vous permet d’être leur guide virtuel dans un sens, sans empiéter sur les vacances de vos visiteurs. 

Mieux encore, il est là pour servir de référence pratique que votre invité peut revoir à tout moment.

Pour votre bénéfice, le livre de bienvenue est une ressource prête à l’emploi qui est également susceptible de réduire le nombre d’appels ou de courriels que vous recevez de la part d’invités à la recherche d’informations – des invités qui peuvent déjà être frustrés de perdre du temps à essayer de trouver les informations qu’ils souhaitent localiser. 

La bonne nouvelle est que votre location peut bénéficier d’un livre d’or de location de vacances qui lui donnera l’impression d’être un guide d’accueil personnalisé conçu spécialement pour lui.

La mesure proactive consistant à fournir un livre de bienvenue offre non seulement des détails et des informations fréquemment nécessaires, mais peut même fournir quelques nouvelles idées que vos invités n’ont jamais envisagées.

Votre livre de bienvenue démontre aux clients que vous êtes prêt à faire un effort supplémentaire pour leur offrir une expérience mémorable et leur faire gagner du temps et de la frustration. 

Vous êtes sur la bonne voie pour gagner des avis authentiques!

Ce qu’il faut inclure dans votre livre d’or: configurer l’essentiel

Il y a beaucoup à considérer lors de la rédaction de votre livre d’or. 

Assurez-vous d’inclure au moins ces éléments pour créer une base solide.

Lettre de bienvenue

La lettre de bienvenue devrait commencer votre livre de bienvenue. 

Cette note relativement brève mettra votre meilleur pied en avant, offrant une introduction amicale à votre maison, ville ou village et vous-même. 

Utilisez-le comme une sorte de résumé ou d’aperçu du contenu de votre livre de bienvenue, en veillant à aider les clients à comprendre que vous partagez des informations précieuses à l’intérieur.

Aussi simple que cela puisse paraître, pensez à votre lettre de bienvenue comme à la salutation que vous utiliseriez si vous étiez là pour saluer personnellement chaque visiteur. 

Faites-leur se sentir chez eux, à l’aise et oui – bienvenue!

Numéros / contacts utiles

Vos invités viendront de près et de loin. 

Vous devez supposer qu’ils ne sont au moins pas familiers avec la région et qu’ils sont potentiellement étrangers à votre pays et à vos normes.

Assurez-vous qu’ils possèdent les connaissances nécessaires pour répondre à la fois aux besoins communs et aux urgences potentielles. 

Fournissez les coordonnées d’un contact local (vous-même ou votre gestionnaire immobilier désigné) pour gérer les problèmes ou les besoins liés à la maison pendant le séjour, ainsi que les numéros de téléphone des services de police, d’incendie et d’EMT – 911 et non urgents.

Bien que vous incluiez des zones dédiées aux activités dans votre région, vous pouvez également inclure une liste de contacts à accès rapide pour les besoins plus généraux des visiteurs, notamment:

  • Aéroport local
  • Numéro de la société locale de gestion immobilière (si utilisée)
  • Agences de location de voitures
  • Agents / voyagistes régionaux
  • Livraison de pizza locale et à emporter

Où est le plus proche …

Vous pouvez être certain que vos invités se retrouveront dans le besoin de dernière minute d’un article qu’ils ont oublié d’emporter, ou dans une situation soudaine à laquelle ils ont besoin de s’occuper – même aussi simple qu’un mal de tête. 

En adoptant à nouveau l’approche proactive, tenez compte des besoins – et des désirs – que votre invité peut rencontrer pendant son séjour, et évitez-lui le temps et la frustration de trouver où aller pour une résolution rapide.

Tenez compte de la zone entourant votre maison de vacances et fournissez des informations sur l’emplacement le plus proche:

  • Service de blanchisserie (si pas à domicile)
  • Pharmacie
  • Dépanneur / station-service
  • Épicerie
  • Repas rapide
  • Bar / pub
  • Cinéma
  • Centre de loisirs public
  • Lieu de culte
  • Établissement médical
  • Boutique de souvenirs
  • Bureau de poste / centre d’expédition

Informations de transport

Quels services de transport en commun sont disponibles dans votre région? 

Si votre domicile se trouve à proximité d’une ligne d’autobus, d’un métro ou d’un autre itinéraire de transport en commun, incluez des informations sur ces services. 

Gardez des informations à jour sur les coûts, les horaires et les itinéraires – des points bonus pour garder en stock de nouvelles cartes de guidage!

Vous pourrez également utiliser les services de taxi ou de covoiturage. 

Découvrez quels services sont disponibles – ou indisponibles – à votre location et fournissez les coordonnées des services de taxi locaux, ainsi qu’une liste simple des sociétés de covoiturage desservant l’emplacement (par exemple, Uber, Lyft, etc.). 

Si ce n’est pas intuitif, indiquez la meilleure adresse ou zone pour définir leur lieu de prise en charge.

Pensez également en dehors des sentiers battus. 

Si votre destination offre un service public de vélos en libre-service ou si c’est la norme de parcourir la région dans une voiturette de golf ou un scooter qui peut être disponible pour le client à louer, orientez-le vers un fournisseur de location. 

Informez vos invités des routes les plus proches autour de votre maison qui fournissent les chemins vers les endroits les plus populaires pour les vacanciers

Règles / politiques de la maison

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Informez vos invités des politiques et des procédures de votre maison et de votre communauté de manière claire et concise. 

Résumez le processus d’enregistrement et de départ, y compris vos attentes à l’égard de tous les clients et leurs responsabilités en matière de respect de la maison.

Si votre maison de vacances est située dans une zone mandatée par une HOA ou une organisation similaire, informez vos invités des règles communautaires qui peuvent s’appliquer à leur séjour, comme les règles de stationnement ou les ordonnances sur le bruit. Vous pouvez également partager:

  • Codes d’accès Wifi et noms de réseau
  • Directives relatives au thermostat et informations sur le chauffage / refroidissement

Conseils utiles pour la maison

Considérez ceci comme un guide rapide de votre maison. 

Soulignez les détails les plus fins qui donnent quelque chose de plus à la maison et dites à vos invités où ils peuvent localiser rapidement et facilement divers articles.

Vous pouvez également consacrer un peu d’espace à expliquer comment utiliser certains éléments qui peuvent être un peu plus complexes, comme les télécommandes ou les systèmes d’alarme.

A lire aussi: Astuces pour Hôte Débutant sur Airbnb (en 2020)

Choses à faire et guides des attractions locales

Qu’est-ce qui fait de votre région une destination unique et attrayante?

Vous êtes à proximité de plages de sable fin ou de montagnes enneigées avec pistes de ski? 

Peut-être que votre maison de vacances est à proximité de fantastiques centres de loisirs en plein air ou de parcs à thème.

Pensez aux raisons pour lesquelles les gens visitent et aux endroits où ils aiment aller. 

Partagez des idées et des informations sur les attractions les plus populaires, ainsi que sur les joyaux cachés que les touristes peuvent ignorer – comme le trou de pêche local le plus abondant ou le meilleur spot de karaoké du quartier. 

Chaque invité est différent, et leurs intérêts et capacités varieront également. 

Essayez d’inclure un assortiment varié d’activités, pour tous les types d’invités et de groupes.

Astuce bonus: vous pouvez laisser vos invités ajouter votre liste d’activités en laissant un stylo et un espace libre dans votre livre de bienvenue, ou fournir un petit tampon ou des autocollants que les invités peuvent placer à côté de leurs activités suggérées préférées, signalant un «coup de pouce» d’anciens hôtes.

Guide de restauration

Rien ne vaut un peu plus d’appréciation plus rapidement qu’un bon repas, et vos invités seront absolument reconnaissants de vos recommandations fiables sur les endroits où dîner dans la région.

Fournissez une liste complète de cuisines et de types de services, des chaînes de restauration rapide et des dîners locaux, aux dîners-spectacles et à la gastronomie, en faisant des recommandations personnelles en cours de route. 

Partagez quelques conseils sur les éléments de menu et les spécialités qui mettent les lieux locaux sur la carte, y compris les plats signature et les détails de l’happy hour chaque fois que possible.

Vos invités gourmets seront extrêmement reconnaissants lorsqu’ils pourront vous attribuer une nouvelle découverte savoureuse unique à votre destination!

Guide d’achat

Des besoins quotidiens aux souvenirs commémorant leur séjour, vos invités vont chercher des opportunités de shopping pendant leur visite.

Offrez un assortiment d’options d’achat pour couvrir une variété de besoins, des produits essentiels obtenus dans les pharmacies, les supermarchés et les dépanneurs aux cadeaux kitsch que vous trouverez dans les boutiques de souvenirs en bord de route. 

N’oubliez pas de signaler les centres commerciaux et les centres commerciaux à proximité!

Vous voudrez également envisager des galeries d’art locales, des magasins d’antiquités et d’autres lieux spécialisés dans un avant-goût de marchandises originales plus localisées.

Autres solutions pour les livres de bienvenue

Dans le monde numérique d’aujourd’hui, il vaut également la peine d’envisager un livre de bienvenue sans papier que vos invités reçoivent avant leur arrivée. 

Il existe plusieurs façons de le faire, et vous pouvez même choisir une approche en tandem:

Envoyer un livre de bienvenue numérique à l’avance par e  mail et laisser une copie physique du livre chez vous.

Pour les options numériques, envisagez de créer un document PDF avec des éléments visuels attrayants et tout le contenu décrit ci-dessus. 

Trouvez ici: Des exemples de Livret de Bienvenue Gratuit à Télecharger

Pour une solution conçue par des professionnels qui ne manquera pas de laisser une impression fabuleuse, explorez les solutions de livres de bienvenue numériques disponibles chez Touch Stay , Hostfully et autres.

Plus vous partagerez avec vos invités, plus ils vous en seront reconnaissants. 

Créer un livre de bienvenue ne prend pas trop de temps, mais c’est un geste réfléchi qui contribue grandement à obtenir des avis cinq étoiles pour vos locations de vacances.

Bonus: Les règles à suivre pour éviter une amende